INSTRUKS for HYTTEKOMITÉEN
1. FORMÅL
Hyttekomiteens formål er å drive Rorbua til beste for foreningens medlemmer.
2. EIENDOM OG NAVN
Eiendommens navn er Rorbua som er en av 24 seksjoner av eiendommen gnr. 44, bnr. 151 i Austevoll og eies av Bergen Døvesenter (5/6) og Bergen Døves Idrettsklubb (1/6). Rorbua består av en rorbu med tilhørende utebod, en bilplass rett utenfor inngangen og en båtplass i flytebrygge.
3. ANSVAR
Senterstyret i Bergen Døvesenter er den øverste myndighet og som har det juridiske ansvaret for driften og de økonomiske forpliktelser for Rorbua. Hyttekomitéen er delegert oppgaver (mandat) som følger under punkt 5.
4. VELFORENING
Rorbua er pliktig medlem av Velforeningen for Bjånes Fritidsboliger som ivaretar felles eiendommens interesser. Hyttekomitéen og daglig leder i Bergen Døvesenter forplikter å følge opp deres vedtekter. Det henvises til egne vedtekter for velforeningen.
5. MANDAT
Komitéen skal:
A) Holde hyttemøter etter behov og behandle saker som gjelder Rorbua.
B) Ivareta driften og vedlikehold av Rorbua inkl. andre eiendeler i en slik tilstand som tilfredsstiller brukernes behov. Medlemmer av Døvesenteret kan trekkes inn til dugnadsarbeid når det er behov for det.
C) Sørge for økonomiske avsetninger til fremtidig vedlikehold. D) Holde idrettsklubben, senterstyret og administrasjonen løpende oppdatert om komitéens arbeid, herunder referater fra møter i komitéen og perioderegnskap.
E) Drive utleievirksomhet for medlemmer av Bergen Døvesenter (BGDS)/Norges Døveforbund (NDF) og andre leietakere. Medlemmene i BGDS/NDF skal ha leiefordeler. Daglig leder kan trekkes inn ved leieoppdrag når det er behov for det.
Utleiepriser kan justeres etter behov mht. driftsregnskap.
F) Foreslå til senterstyret, nødvendige hytteregler og leievilkår for både Rorbua og båt, og endringer i disse.
G) Ha eget regnskap og budsjett knyttet til driften av Rorbua.
ü Det finansielle grunnlaget for Rorbua skal baseres på leieinntekter.
ü Eventuelt overskudd skal bygge opp egenkapitalen for Rorbua og dens fremtidige vedlikehold. Er egenkapitalen for lav ved evt. større uforutsigbare reparasjoner eller liknende søkes det om støtte hos Bergen Døvesenter og Bergen Idrettsklubb med respektable fordelingen 5/6 og 1/6.
ü Lederen av hyttekomitéen signerer for godkjenning av bilagene og innhenter perioderegnskap fra regnskapsføreren/daglig leder.
I) Ivareta alle andre saker av felles interesse.
J) Ikke ha anledning til å oppta lån eller pantsette eiendommen.
6. SAMMENSETNING OG VALG AV KOMITÉ
Hyttekomitéen består av 5 medlemmer fordelt på:
1. Leder
2. Sekretær
3. Medlem
4. Representant fra senterstyret
5. Representant fra Bergen Døves Idrettsklubbs styre
De tre første medlemmene velges på årsmøtet til Bergen Døvesenter. Funksjonstiden for alle er 1 år. Kun medlemmer av Bergen Døvesenter kan sitte i hyttekomitéen.
7. TILLITSVALGTES GODTGJØRELSE
De tre første medlemmene som velges på årsmøtet kan motta honorar for komitéens arbeid. Både leder og medlem fordeler seg honoraret på 10 % av den totale leieinntekten for det aktuelle året avhengig av oppgavene de blir enige om. Sekretæren får fast årlige honorar på kr. 2.000.
Den som har ansvar for utleievirksomhet og websiden kan få refusjon for telefon- og internettbruk. Alle medlemmene i komitéen vil få refusjon for nødvendige utgifter som reise- og kost utgifter i forbindelse med dugnad og andre oppdrag. Ved «utrykning» vil det bli utbetalt et symbolbeløp på kr. 500,- for oppdraget i tillegg til dekning av reiseutgifter og evt. kost. Daglig leder trekkes inn ved behov (se punkt 5e) under arbeidstid. Ved krise kan tapt arbeidsfortjeneste dekkes. Utgifter til godtgjøring skal fremgå av budsjett og regnskap.
8. MEDLEMS-/INFORMASJONSMØTE
Det avholdes et medlems-/infomøte med medlemmer minst en gang for året for å ivareta medlemmenes interesse for Rorbua, herunder driften og regnskap. Hyttekomité i samråd med daglig leder innkaller til møtet med to ukers varsel.
9. ENDRING AV INSTRUKSEN
Ved behov for endring av vedtekter skal det foregå ved et alminnelig flertall og kan endres av enten hyttekomité og/eller senterstyret i samarbeid med idrettsklubben. Senterstyret foretar den endelige godkjenningen i samarbeid med idrettsklubben.
10. OPPLØSNING
Senterstyret i Bergen Døvesenter i samarbeid med Bergen Døves Idrettsklubb kan oppløse hyttekomitéen når det ikke er behov for egen hyttekomité eller ved en omorganisering under forutsetning av at det har vært gjennomført et medlemsmøte med flertallsenighet.
Instruksen er godkjent av styret i Bergen Døvesenter og Bergen Døves Idrettsklubb 26.03.2009 med siste endringer 31.01.2013.